1️⃣ A quoi ça sert ?
La fonctionnalité de remboursement permet aux gestionnaires de services de stationnement vélo de traiter efficacement les demandes de remboursement directement depuis la plateforme.
Cette fonctionnalité offre un suivi clair et détaillé des transactions du service, qu’il s’agisse de formules ou de cartes de transport, tout en simplifiant la gestion comptable.
Les remboursements sont pris en compte dans le suivi de vos recettes sur les tableaux de bord ainsi que dans vos exports comptables.
2️⃣ Qui peut faire des remboursements ?
Seuls les administrateurs et les utilisateurs avec le rôle Service client sont habilités à faire des remboursements aux cyclistes.
3️⃣ Comment faire un remboursement ?
1) Accédez à l’onglet « Finance », disponible dans le menu principal de la plateforme Maïa.
Vous retrouverez la liste de toutes les transactions faites dans votre service (même les formules gratuites par exemple). Vous pouvez filtrer les transactions d’un parking en particulier ou en fonction de leur statut (payé, remboursé ou remboursement en cours).
Pour chaque transaction, est indiquée si celle-ci a été réalisée en ligne (sur les interfaces usagers : le portail ou l’application) ou en agence (via la plateforme Maïa). Vous pouvez rechercher une transaction pour un cycliste précis en tapant son nom dans la barre de recherche.
2) Cliquez sur le bouton “Nouveau remboursement” en haut à droite de votre écran.
3) Remplissez le formulaire :
- Sélectionnez le cycliste concerné ;
- Sélectionnez la formule que vous souhaitez rembourser ;
- Indiquez la raison du remboursement parmi les options proposées.
4) Enregistrez la demande
4️⃣ Comment se passe un remboursement une fois que j'ai fait la demande ?
- La demande de remboursement est émise auprès de notre partenaire de paiement qui transmet la demande à la banque.
- Le remboursement sera effectif sous 5 à 10 jours ouvrés sur le compte de l'usager
- Un e-mail est envoyé au cycliste pour confirmer la prise en charge du remboursement, lui précisant qu’il sera effectif sous 5 à 10 jours ouvrés.
- La formule de l’utilisateur est annulée, il ou elle ne pourra plus accéder au parking.
⇒ Attention, ne procédez au remboursement que si l’utilisateur a bien retiré son vélo du parking s'il l'avait utilisé
💡 Bon à savoir
Export comptable :
Les remboursements sont pris en compte dans vos exports de recette. Vous pouvez exporter toutes les transactions liées à votre service depuis l’onglet Finance, sur le pictogramme “télécharger” à droite du bouton “Nouveau remboursement”.
Restrictions d'utilisation :
- Accès limité par rôle : Les utilisateurs non autorisés (superviseurs, techniciens, etc.) ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité.
- Pas de remboursement partiel : La fonctionnalité ne gère pas les remboursements pour une partie d’un abonnement ou d’une période active.
- Les formules gratuites et les formules prises sur la plateforme Maïa ne sont pas éligibles